オフサイトミーティングとは？メリットや成功のコツを解説

オフサイトミーティングとは

オフサイトミーティング（off-site meeting）とは、普段の職場から離れた場所で行うミーティングを指します。

通常の業務から切り離されたリフレッシュできる環境で、クリエイティブな発想を促しやすいため、新しいアイデアや長期的な視点が必要な会議に適しています。また、通常の会議とは異なり、参加者同士が本音で語り合うためのリラックスした状態を作りやすいので、チームビルディングにも効果的です。

オフサイトミーティングのメリット

オフサイトミーティングのメリットには様々なものがあります。こちらでは、非日常的な環境に身を置きリラックスして業務にあたることで、得られるメリットを3つ紹介していきます。

話し合いに集中できる

オフサイトミーティングは日常業務から離れ、話し合う環境を作り出します。いつものオフィスを離れ、違う場所で会議に取り組むので集中力を高める効果が期待できるのです。日々の業務では、電話やメール対応など避けられないものがあります。顧客への対応が重なれば当然社員の負担は増加し、社内での行動が疎かになってくるでしょう。そのため、オフサイトミーティングを実施すると社員の負担を軽減でき、話し合いに集中する環境を提供できます。

チームビルディングの強化

オフサイトミーティングはチームビルディングの強化にも効果的です。日々の業務に縛られないリラックスした環境は、社員間のコミュニケーション促進に繋がり、団結力や問題解決能力が高まります。また、オフサイトミーティングは上下関係のない一人の社員としての参加をコンセプトにしています。このコンセプトはチームビルディングとの相性が良く、上下関係・言動の責任など、あらゆる壁を取り払ったフラットな話し合いが可能です。上司や部下、他部署との相互理解を深め、企業内での信頼関係を構築することは、総合的なパフォーマンス向上が期待できます。

新しいアイデアを創造できる

新しいアイデアを生み出すのは非常に難しいことです。日々の業務に追われている社員は、限られた時間内で効率よく正確な業務を求められています。そのような状況下では、新たなアイデアを創造することが困難です。オフサイトミーティングは、目的や議題に対して時間をかけ深堀していきます。また、通常では立場での出席が多い会議も、オフサイトミーティングは組織という枠組みを取り払い、様々な人物が参加するので新たな発想を促します。今までの発想にとらわれないオフサイトミーティングは、新しいアイデアの創造と非常に相性が良いといえるでしょう。

オフサイトミーティングのデメリット

オフサイトミーティングには様々なメリットがありましたが、社外でミーティングを行うという性質上、デメリットも存在します。オフサイトミーティングを開催するうえで、気を付けておきたいポイントを3つに分けて解説していきます。

費用

まず、オフサイトミーティングのデメリットで挙げられるものは費用面の問題です。オフサイトミーティングは社外で行うものなので、自社の研修施設ではない限り会場をレンタルする費用が発生します。その他にも移動・食事・宿泊と様々なコストが発生するため、予算に応じた地域や施設選びが重要です。予算は参加人数にかなり左右されるため、参加する社員の人数も重要なポイントになります。限られた予算内で最もパフォーマンスを発揮できる人数・地域・施設をどう選ぶかが大切になります。

移動時間やメンバーの業務調整

オフサイトミーティングは、参加する社員全員が会場へと向かいます。ロケーションを意識するあまり、会社から離れすぎている地域へ移動すると非常に時間がかかります。移動で多くの時間が削られると、目的であるミーティングの時間も限られてしまうでしょう。しかし、移動中も社員の交流の場と捉え、レクリエーションを企画するなど、有意義に活用することも可能です。
また、オフサイトミーティングには参加メンバーの業務調整が必要というデメリットがあります。参加する社員は通常の業務から離れるため、オフサイトミーティングへの参加中は業務やスケジュールの調整が必要です。例えば、緊急性を持つプロジェクトへ参加している社員をオフサイトミーティングへ向かわせる場合、複雑な業務調整が必要になります。企業のパフォーマンス低下を防ぐためにも、社内状況を考慮し適切な人選を行うか、オフサイトミーティングの時期を変更するなど臨機応変に対応しましょう。

ラフに話せる場だからこそ意見の取りまとめが難しい

オフサイトミーティングのメリットである、立場や部署にとらわれない話し合いはデメリットになってしまう場合があります。自由に意見交換を行うオフサイトミーティングは、様々な意見が飛び交うため、取りまとめるのが難しくなります。また、話も脱線しやすく本来の議題から逸れてしまう場合もあるでしょう。しかし、議題から脱線しても柔軟に進行できるのがオフサイトミーティングの強みでもあります。多様な発言を落とし込み、自由に意見交換しつつも目標に向かうことが重要なポイントです。

オフサイトミーティングを成功に導くには？

ここまでオフサイトミーティングのメリット・デメリットを紹介してきました。オフサイトミーティングは非常に魅力的ですが、失敗したらと不安に思う方も多いのではないでしょうか。ここでは、不安を抱える方に向けて、オフサイトミーティングを成功に導くポイントを解説していきます。

目的を設定する

オフサイトミーティングを成功させるためには、明確な目的を設定しておくことが重要です。参加メンバーにしっかりと目的を共有することで、オフサイトミーティング中は話が脱線しにくくなります。また、設定する目的にもコツがあり、具体的かつ達成可能なものを選択すると成果も表れやすいでしょう。このようにオフサイトミーティングは明確な目的の設定・共有を行うと、よりテーマの本質的な部分の議論が活発になります。

メンバーの選定

オフサイトミーティングにおいて、参加するメンバーの選定は成果を大きく左右する重要なポイントです。選定のコツは人数とメンバーの多様性の2つが挙げられます。まず、1つ目の人数に関しては多すぎると意見がまとまらず、多くの費用もかかってしまいます。逆に人数が少ないと、アイデアに多様性が生まれにくくなります。オフサイトミーティングは、1グループにつき最大で10名程度にしておきましょう。
2つ目のメンバーの多様性は、参加者の人選はできるだけバランス良く行う必要があります。同じ業務・部署の人間ばかり採用するなど、人選に偏りがあると新しいアイデアも生まれにくく、オフサイトミーティングのメリットが無くなってしまいます。人選はオフサイトミーティングにおいて、生産性を向上させる要になりますので、慎重に選択しましょう。

ファシリテーター（進行役）をつける

オフサイトミーティングは、自由に意見を話す場だからこそ意見が脱線しやすいと解説しました。参加者の意見をまとめ、柔軟にオフサイトミーティングを進行するためにはファシリテーターを採用するのが効果的です。ファシリテーターは、設定された議題に基づいて意見の整理や時間の管理を行います。また、参加者が平等に発言できるようにサポートも行い、スムーズにオフサイトミーティングを進行していきます。

開催日・会場を決め、予約を行う

オフサイトミーティングの成功には適切な開催日や会場の選定が必要不可欠です。日程は社内プロジェクトの進行度合いなど、参加する社員の状況を踏まえ柔軟に選択する必要があります。また、選択する会場は自社の開催するミーティングに必要な設備を整えているのか事前に調べておく必要があります。オフサイトミーティングにおいて、適切な開催日や目的に合った会場選びはとても重要だといえるでしょう。

フィードバックを集める

オフサイトミーティングを開催した後はフィードバックを集めることが重要です。フィードバックの収集は、今後に開催するオフサイトミーティングをより良いものにします。ミーティングの終了後に参加者へ開催場所は適切だったか、全体的な改善点の有無などフィードバックをもらいましょう。同時に、参加して得られた経験や施設の感想といった、今後のオフサイトミーティングに役立つフィードバックも収集できると良いでしょう。

関連記事

・オフサイトミーティングで失敗しないアジェンダの組み方とファシリテーターの必須スキル

・困った時の参考に！オフサイトミーティングで有効なネタ一覧

社内の伸び悩みを感じたら一歩を踏み出すことが重要

オフサイトミーティングは、適切に開催できれば多くの成果を生み出します。オフサイトミーティングにかかる費用、通常業務へのフォローバックなどデメリットは存在しますが、社員同士は貴重な経験ができます。現状に安心せず、新たな挑戦を受け入れていく姿勢が企業の伸び悩みに大きな成長をもたらします。企業が継続的に成長するヒントは、オフサイトミーティングにあるのではないでしょうか。

まとめ

本コラムではオフサイトミーティングについて解説してきました。新たなアイデアを探求し、肩書を超えた自由な発言は組織を成長させていく鍵になります。メリット・デメリット、成功へと導く5つのポイントを参考に、オフサイトミーティングを企画してみてはいかがでしょうか。本コラムが皆さんの参考になれば幸いです。