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オフサイトミーティングで失敗しないアジェンダの組み方とファシリテーターの必須スキル

オフサイトミーティングで失敗しないアジェンダの組み方とファシリテーターの必須スキル

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オフサイトミーティングは、普段の職場から離れ、チームの一体感を高めたり、新しいアイデアを生み出すために効果的な会議方法です。そんなオフサイトミーティングを成功させるには、綿密なアジェンダの組み方とファシリテーターの存在が重要な要素となります。本記事では、オフサイトミーティングで失敗しないためのアジェンダの組み方とファシリテーションのコツについて解説していきます。

【関連記事】
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アジェンダの組み方

アジェンダとは

そもそもアジェンダという言葉にあまり馴染みのない方もいるかも知れません。まずは、アジェンダの意味や作成する目的を解説していきます。

アジェンダはよくスケジュールや計画を示す言葉として使われています。会議におけるアジェンダは会議の進行表を意味し、会議の日時、会議の目的、議題や出席者など基本事項が書かれた文書やリストとなります。

アジェンダを作成する目的としては、以下のようなものが挙げられます。

・会議の目的を明確にするため
・会議で決定すべき内容を参加者に周知するため
・会議の流れをスムーズに管理するため

会議には様々な目的があります。例えば、情報の共有や報告を目的としたもの、重要な決定を下すためのものなどさまざまです。
アジェンダを作成し、何を最終的に決める必要があるのかを明確にしておくことで、会議中に話題が本題から逸れることなく、会議を円滑に進めることが可能です。

それではアジェンダを作成する上で大切なポイントを見ていきましょう。

目的とゴールの明確化

まず最初にアジェンダには、なぜ話し合うのかという「目的」と「ゴール」を明示しましょう。この2つを明確にすることで参加者全員が議題に対する目的を認識し合う事ができます。その結果、集中してスムーズな話し合いを進められます。

事前共有

上記にしたがって、アジェンダは参加者への事前共有はしっかり行いましょう。先立って全員にアジェンダを共有すれば、参加者は前もって議題に対する準備を整える時間、精神的余裕が生まれ、会議当日に万全な状態で望むことができます。

ミーティングの手法

さらに会議を円滑に進めるために、その議題や目的にあった進め方を選びましょう。ミーティングの手法としては、グループディスカッション、ワークショップ、質疑応答などが挙げられます。

時間配分

アジェンダの各項目に適切な時間を割り当てることで、全体のスケジュールを効率的に管理することができます。重要な議題にはあらかじめ十分な時間を確保しましょう。

ファシリテーターの必須スキル

オフサイトミーティングにおいて重要な要素、アジェンダの解説をしてきましたが、アジェンダと同様にオフサイトミーティングを成功に導くのがファシリテーターの存在です。そこでファシリテーターとは何なのか、役割や必要なスキルを7つのポイントに分けて解説していきます。

ファシリテーターとは

グループディスカッションやミーティング、ワークショップなどの場において、議論を円滑に進め、参加者が目的を達成できるように促進する人のことを指します。ファシリテーターは、単なる会議の司会とは異なり、進行管理に加え意見交換の促進、対立意見の調整などを行います。ファシリテーターの存在は、会議の質や結果に大きな影響を与えるため、その役割とスキルは非常に重要となってきます。

話しやすい場の提供

参加者が自由に意見を出せるように、ファシリテーターは誰もが話しやすい環境、ポジティブな雰囲気を作り出す事が重要です。普段の会議の課題でよく挙げられる、「いつも同じ人ばかり発言している」「意見を出さない人がいる」を回避させるためにも全員が意見を出せるような雰囲気作りと意見に公平性をもたせるよう意識することが大切です。

議題の進行管理

ファシリテーターは、議論が目的とゴールに向かって進むように、議題の進行を適切にコントロールします。必要に応じて、話題を調整し、議論を促進しましょう。

中立を徹底する

ファシリテーターには、自らの意見や立場を抑え、会議を公平にゴールまで進行させることが求められます。 特に参加者の意見に対立が生じた場合、ファシリテーターは中立的な立場から、双方の意見を尊重し、最終的に合意形成に繋げることが大きな目標になります。

会議の時間管理

時間は有限です。ファシリテーターは、会議の時間を管理し、各セッションが計画通りに進むようにします。また、会議に集中して議論を進めることも大切ですが、途中で集中が途切れてしまうこともあるので、こまめな休憩を用意し、参加者が疲れずに最後まで集中できるスケジュールを組むことも会議進行において大切なポイントです。

情報を整理する

参加者から挙げられた意見やアイデアを整理するのもファシリテーターの大きな役割です。全員が挙げられた意見やアイデアを可視化できるようにホワイトボードにまとめたり、論点がずれた際の軌道修正、会議の途中で全員が共通の認識を持っているのか確認をするなどもファシリテーターに求められるスキルです。

結論に導く

整理した議論を設定された時間内に結論へと導き、次のステップに繋がるアクションプランを設定しましょう。これにより、ミーティングの成果をより具体化し、参加者全員が実行可能な形にします。

ファシリテーターの負担は大きく、ファシリテーターの立ち回りやスキルは会議の結果に大きく影響します。進行役を務めるファシリテーターだけでなく、参加者も積極的にファシリテーターをサポートし、共に会議を成功へと導くことが重要となります。全員がゴール達成に向けた意識を持つことが、効果的なオフサイトミーティングを実現する鍵となります。

まとめ

本コラムでは、オフサイトミーティングにおけるアジェンダの重要性、ファシリテーターの役割、および必要なスキルについて詳しく解説してきました。オフサイトミーティングの成功のカギは、十分な事前準備と、会議中の柔軟な対応にあります。事前にアジェンダをしっかり作成し、参加者が快適に会議に臨める環境を整えることが大切です。また、ファシリテーターは、中立的でポジティブな雰囲気を作り出し、会議の進行を円滑にすることが求められます。これらのポイントを抑えることにより、オフサイトミーティングはチームの結束をさらに深め、新しいアイデアを生み出す貴重な機会となるでしょう。

オフサイトミーティングで集まったからこそ話せることがあります。その機会を活かして、ぜひプロジェクトや課題を成功に導いてください。

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