幹事ご担当者さまからのご感想
今回オフサイトミーティング開催に至った経緯
会社がフレックス制とコアタイム制を採用しており、社員みんなで集まる時間があまりありませんでした。特に役員の方は忙しく、外出や会議も多いので、そういった方も含めて社員みんなで交流できる場が欲しいと思ったのがきっかけです。
これまでも「オフサイトミーティングをやりたいね」という声はありましたが、アプリのリリースが重なって延期に。今回は一人あたりの予算があったので、福岡か名古屋か沖縄で検討していました。しかし、参加人数も20人を超えてきて新幹線や飛行機を使うとなると、さすがに自分で手配をするのは厳しい……となって、どこかにお願いしようという流れになりました。
【OFFSITE】を知ったきっかけは？ オフサイトミーティングという言葉はもともと知っていましたか？
他社のオフサイトミーティングのブログを読んで、「オフサイトミーティング」という言葉を知りました。当初は旅行会社を中心に検索をかけていましたが、今回は旅行に特化したものではなく、旅行に「＋αで研修・会議」で考えていたため、そのようなサービスがあればいいなあ、と思いながら探していました。
そんななか、【OFFSITE】を見つけてサイトを見た瞬間に興味が湧きました。サイトを見ていて、パッケージにはまっていないプランもいいなと思いました。お問い合わせをしたのち、見積りと旅程表の内容をもとに役員に提案していきました。
最終的に【OFFSITE】を選んだ理由は？
お問い合わせからプラン提示までのスピード感もはやく、「明日までにお願いします」など無理難題をお願いしてしまいましたが、須藤さんは丁寧に対応してくれました。また、無理な場合は代替案を提示してくれたのがとても良かったです。
実は、もう1社見積もりを出すために【OFFSITE】だけではなく、大手旅行会社にも提案を依頼していました。しかし、提案されたホテルがビジネスホテルだったので、京都感があまり感じられませんでした。さらにみんなでワイワイできないなと思いました。こういった型にはまった提案なら自分たちでも手配できますし、自分たちで予約できるような場所や内容だったら意味がない、となりました。
【OFFSITE】で改善できた点
役員は常に忙しくしていたため、普段は話しかけづらい雰囲気でした。交流を深めるために週1でランチデーを設けていましたが、どうしても役員は参加することができずにいました。しかし、オフサイトミーティング中は交流をするきっかけがたくさんありました。当初は市内をバスで移動する予定でしたが、タクシーを使ったり、時間が余っていたので歩いたりもしていました。その移動時間なども、社員の交流の時間になっていました。
オフサイトミーティングを通じて、社員と役員との距離が近くなったように感じます。自分自身もあまり話せていなかった役員とも話せるようになりました。役員と話すタイミング、いいきっかけとなりました。最近では、飲みニケーションは避けられる傾向にありますが、オフサイトミーティングでは研修・会議などやることをしっかりとやり、終わったあとは交流の時間にあてられるのがとてもよかったです。
人数が少ないにも関わらず、役員と社員の距離が離れすぎてしまうと意見を言えない会社になってしまいます。弊社は、会社を社員同士が盛り上げていくような、意見を言い合える組織づくりをしたいと思ってます。役員と社員がけんかしあえるような立ち位置でいようという会社の目標もありますが、それを実行するためにも距離感はとても大事です。1、2回話したことがあるレベルでは意見は言い合えないと思ってます。
【OFFSITE】での手配・対応について
繁華街にある京都感のある宿を紹介してもらえたことと、プラン自体も型にはまった提案ではなく、枠を外れた提案だったことが好印象でした。朝は「お弁当」だったこともうれしかったです。どうしても飲み会の後の朝ご飯は食べられない人も多いですが、お弁当ならあとから食べることができます。帰りの新幹線のなかで食べる方もいました。食べもの類全般がおいしく、はずれがなかったね！と参加者からも声があがりました。
【OFFSITE】を利用したことによって、余計な手間を省くことができたのは大きかったです。個人手配では「食べ物屋も探さないといけない」「交通手段もさがさないといけない」「チケットもとらないといけない」、どれか一つでも欠けるとまた探し直さないといけない、とかなりの時間と工数がかかってしまいます。また、【OFFSITE】はこちらの都合に支払い日をあわせてくれるのがとても良かったです。会社の都合上、会社の支払い日にあわせてくれるのは非常に助かりました。
