合同会社DMM.com 進藤さま 飯田さま
オフサイトミーティングを開催しようと思った背景について教えてください。
ここ数年で大きな会社に成長してきており、グループ全体で3000人以上と社員の人数も増えてきました。
会社の成長に伴い、幹部が一堂に会する機会が少なくなってきていたので、まずは集まって同じ議題に取り組もうと、幹部でのオフサイトミーティングを実施する流れとなりました。幹部層だけが集まっての合宿やオフサイトミーティングは今回が初めての試みでした。
今回はどういうテーマで開催されましたか？
“横と縦の距離を縮める”というのが今回の一番のテーマでした。
人数が増えてきたこともあり、ひとつの組織がひとつの会社のようになりタコツボ化していました。横のつながりも少なく、隣の島がなにをやっているのかがわからない、名前は知っているけど話したことがない、というような状況でした。横のつながりが強まれば、「自分の組織が持っているリソースで隣の組織の課題が解決できた！」ということもあるかもしれないですよね。そこで今回のオフサイトミーティングは、情報交換の場となるような工夫をしました。
また、経営陣との会話も少なくなっていたので、経営陣からのメッセージを直接受け取れる機会を作るように準備していきました。
今回、貴社の中で工夫された点、意識された点などはありますか？
「コミュニケーションをとれる機会がいかに含まれているか」をもっとも重視しました。
受け身になるのではなく、能動的に動くことが好きな社員が多いため、プログラムをがちがちに作りこまないように意識しました。自分たちで臨機応変に対応できるスタイルにしていたため、自然と「自分が欲しい情報を自分で取りに行く」という姿勢が多く見受けられました。
〈写真〉左から合同会社DMM.com 進藤さま、飯田さま
普段のオフィスでの会議や仕事・作業と、オフサイトミーティングが決定的に違った点は？
場所を変えたことで、みんなでひとつのことに集中して取り組めたのはよかったです。
普段の業務では、パソコンやスマホにかじりつきがちですが、オフサイトミーティングでは東京を離れて目の前に海がある開放的な環境でした。メンバーそれぞれが休憩時間や翌朝の時間を使って散歩に出かけたりと、環境を変えたことでコミュニケーションの場が自然と増えたように思います。
オフサイトミーティングから帰ってきてから、コミュニケーションの点で変化はありましたか？
今まで幹部だけでオフサイトミーティングを開催したことがなかったということもあり、開催前は「合宿って面倒くさいし、照れくさいし・・・」といった声が聞かれたり、「そういうのって必要ですか？」というような雰囲気がありました。
しかし、実際にオフサイトミーティングを開催してみると「集まって話すっていいことだね！」と感じてくれたメンバーも多かったようです。さらには、「また来年もやりたい」「もっと小さいグループでも開催してみたい」といった声も上がっています。
また、オフサイトミーティング後は廊下ですれ違ったときに挨拶するなど、他部署との交流が増えたように思います。
〈写真〉オフサイトミーティングの様子
個人手配ではなく、OFFSITEを選んでいただき、利用していただいている理由を教えていただけますか？
急遽オフサイトミーティングを開催することとなり、時間もなく未確定事項も多いなかで、自分たちでどのように動いたらいいかわからずにいたのですが、「施設をピックアップして一気に比較できる」「他社のオフサイトミーティングの知見を持っている専門家である」ことから、OFFSITEのサービスを利用させていただきました。
オフサイトのサービスで一番満足したところは？
自分たちで施設を調べたり、手配をする時間がなかなか作れなかったので、スピーディーに候補施設を提案してくれたのは、とてもありがたかったです。
提案資料も見やすく、どういうところでやるのかがパッと見てわかり、比較がしやすかったです。「いつ、どこで、なにをしたいのか」。これだけで、こちらのニーズにあった施設を探してもらえます。
