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【体験談】OFFSITEを利用してオフサイトミーティング/株式会社VERTEXグループさま

【体験談】OFFSITEを利用してオフサイトミーティング/株式会社VERTEXグループさま

株式会社VERTEXグループさま/会議研修

team2.jpg<写真>株式会社VERTEXグループさまよりご提供

(1)ご依頼内容

【ご依頼者さま】株式会社VERTEXグループさま
【催行日時】2018年10月24日~10月26日の2泊3日
【人数】23名
【目的】会議研修

(2)OFFSITEで行った具体的なオーダーメイドについて

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VERTEXグループさまから伺っていた今回の一番の目的は、「会議の部分はきちっとしめ、繁華街があるような場所で皆で食事をし、観光をしながら親睦を深めること」でした。

繁華街でのオフサイトミーティングとなりますと、大型ホテルやリゾートホテル、ビジネスホテルになるのが一般的かと思います。実際のところ、私も最初のご提案はそうでした。いくつかご提案をしていくうちに、「求めているものはこういうホテルではない、その場所でしか感じることのできない型にはまっていない施設を求めている」ということが徐々にわかってきました。ちょうど施設の営業ご担当者さまと仲良くさせていただいてるということもあり「鈴 二条城」をご提案し、結果高評価をいただくことができました。

また通常では、ツインルームをご用意するところですが、大部屋でのご用意をしたり、食事も開店前のお店をお客さまのためだけに貸切ランチ営業をしてもらったりなど、社員同士の距離が近くになるようご手配させていただきました。結果、普段はなかなか話すことのできない役職の方とも冗談交じりで会話ができるようになったりと、VERTEXグループさまが求めている社員同士のあり方に近づけたようでとても良かったです。

もともとは、宿泊+会議室+新幹線でご依頼があり、食事や市内の移動は自分たちでとおっしゃっていましたが、お客さまの負担を考え、ご予算をお伺いしたうえで食事処などもすべて手配をしました。また市内観光もバスをつけたほうがスムーズに回れると思いましたので、バスのご手配もさせていただくことになりました。集合時間に間に合わないなどのハプニングもあったようですが(笑)、それも今回のオフサイトミーティングの思い出になったようで良かったです。

今後は年に4回ほどオフサイトミーティングを行なっていきたいようですので、今後もすべて弊社で手配させていただきたいと今から気合いが入っております! 【OFFSITE】なら、今回のVERTEXグループさまのように、都心から離れてのオフサイトミーティングの手配も可能です。掲載施設以外にも全国手配が可能ですのでお気軽にお問い合わせくださいませ。(OFFSITE担当者:須藤)

(3)催行後、ご担当者さまからのご感想

team2.jpg<写真>株式会社VERTEXグループさまよりご提供

●今回オフサイトミーティング開催に至った経緯

会社がフレックス制とコアタイム制を採用しており、社員みんなで集まる時間があまりありませんでした。特に役員の方は忙しく、外出や会議も多いので、そういった方も含めて社員みんなで交流できる場が欲しいと思ったのがきっかけです。

これまでも「オフサイトミーティングをやりたいね」という声はありましたが、アプリのリリースが重なって延期に。今回は一人あたりの予算があったので、福岡か名古屋か沖縄で検討していました。しかし、参加人数も20人を超えてきて新幹線や飛行機を使うとなると、さすがに自分で手配をするのは厳しい......となって、どこかにお願いしようという流れになりました。

●【OFFSITE】を知ったきっかけは? オフサイトミーティングという言葉はもともと知っていましたか?

他社のオフサイトミーティングのブログを読んで、「オフサイトミーティング」という言葉を知りました。当初は旅行会社を中心に検索をかけていましたが、今回は旅行に特化したものではなく、旅行に「+αで研修・会議」で考えていたため、そのようなサービスがあればいいなあ、と思いながら探していました。

そんななか、【OFFSITE】を見つけてサイトを見た瞬間に興味が湧きました。サイトを見ていて、パッケージにはまっていないプランもいいなと思いました。お問い合わせをしたのち、見積りと旅程表の内容をもとに役員に提案していきました。

●最終的に【OFFSITE】を選んだ理由は?

お問い合わせからプラン提示までのスピード感もはやく、「明日までにお願いします」など無理難題をお願いしてしまいましたが、須藤さんは丁寧に対応してくれました。また、無理な場合は代替案を提示してくれたのがとても良かったです。

実は、もう1社見積もりを出すために【OFFSITE】だけではなく、大手旅行会社にも提案を依頼していました。しかし、提案されたホテルがビジネスホテルだったので、京都感があまり感じられませんでした。さらにみんなでワイワイできないなと思いました。こういった型にはまった提案なら自分たちでも手配できますし、自分たちで予約できるような場所や内容だったら意味がない、となりました。

●【OFFSITE】で改善できた点

役員は常に忙しくしていたため、普段は話しかけづらい雰囲気でした。交流を深めるために週1でランチデーを設けていましたが、どうしても役員は参加することができずにいました。しかし、オフサイトミーティング中は交流をするきっかけがたくさんありました。当初は市内をバスで移動する予定でしたが、タクシーを使ったり、時間が余っていたので歩いたりもしていました。その移動時間なども、社員の交流の時間になっていました。

オフサイトミーティングを通じて、社員と役員との距離が近くなったように感じます。自分自身もあまり話せていなかった役員とも話せるようになりました。役員と話すタイミング、いいきっかけとなりました。最近では、飲みニケーションは避けられる傾向にありますが、オフサイトミーティングでは研修・会議などやることをしっかりとやり、終わったあとは交流の時間にあてられるのがとてもよかったです。

人数が少ないにも関わらず、役員と社員の距離が離れすぎてしまうと意見を言えない会社になってしまいます。弊社は、会社を社員同士が盛り上げていくような、意見を言い合える組織づくりをしたいと思ってます。役員と社員がけんかしあえるような立ち位置でいようという会社の目標もありますが、それを実行するためにも距離感はとても大事です。1、2回話したことがあるレベルでは意見は言い合えないと思ってます。

【OFFSITE】での手配・対応について

繁華街にある京都感のある宿を紹介してもらえたことと、プラン自体も型にはまった提案ではなく、枠を外れた提案だったことが好印象でした。朝は「お弁当」だったこともうれしかったです。どうしても飲み会の後の朝ご飯は食べられない人も多いですが、お弁当ならあとから食べることができます。帰りの新幹線のなかで食べる方もいました。食べもの類全般がおいしく、はずれがなかったね!と参加者からも声があがりました。

【OFFSITE】を利用したことによって、余計な手間を省くことができたのは大きかったです。個人手配では「食べ物屋も探さないといけない」「交通手段もさがさないといけない」「チケットもとらないといけない」、どれか一つでも欠けるとまた探し直さないといけない、とかなりの時間と工数がかかってしまいます。また、【OFFSITE】はこちらの都合に支払い日をあわせてくれるのがとても良かったです。会社の都合上、会社の支払い日にあわせてくれるのは非常に助かりました。

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